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【岁月如歌】东安档案管理的“档案”
加入时间:2020/2/27 来源:admin 访问量:469

    档案,记录着当下,沉淀着历史。档案是尘封的历史,那谁来记录档案的历史呢?翻开岁月的画卷,如歌的岁月只能记录在发黄的纸张、尘封的案卷、黑白的影像之中。

    十年前,作为新档案员,我在初进档案库房之时,就被如山的档案给强烈的震憾了。当时感触最多的就是满满几柜子的“帐薄”。翻开帐薄,里面由历届档案员用精致的仿宋体,整齐划一、详细的记录着档案的每一份信息。老师傅们说,当时每一位新入职的档案员必须练满半年的“仿宋体”才有登记建帐的资格。在档案人眼中,这是未被列入企标的企标,是每个合格档案人的必备技能之一。但是随着工厂任务的增多,档案登记任务压力逐年增大,加上信息化建设的进步,练字的时间慢慢地被压缩、直至取消,到我这一辈的档案员,这一习俗已经成为了“曾经的历史”。   刚一进入实习期,我便开始跟随老师傅接触这些帐薄。一份技术资料移交至档案部门,我要开始签收“移交帐”,随着登记“资料总帐”,填写“复印任务单”,制定“发放卡片”、“更改单帐”、“资料回收帐”,一份资料信息,反复被登记,效率的低下应对日益增长的工作量。档案员很快就觉得工作吃力,曾经的“仿宋体”一度无睱顾及,这时,每一名档案员都在想着如何减少登记帐薄,甚至是取消帐薄。

    档案信息化建设这时便成了档案员最为盼望的事情,先有熟悉电脑操作的档案员,利用Office表格进行登记、统计等工作,效率开始有了明显的提升,差错率也大大降低。看得见的效果让从前习惯使用钢笔、算盘的档案员开始慢慢学习使用电脑,档案部门的领导们也开始进一步筹划信息化发展方向。
    随着档案行业信息化工作的不断推进,公司从2003年开始引进第一套档案系统管理工具——金航百科。从这套管理软件开始,档案管理基本告别了传统的、如山一般的纸质帐薄,电子台帐正式登上历史舞台,档案员们从这一管理软件开始,熟悉电脑、数据库,适应电子流程,并且完成了16万余条数据的录入、建库工作,为日后信息化的建设工作奠定了基础。   2010年以后,数字档案馆的理念开始在行业推广,公司也着手开始了数字档案馆的建设工作。从走访调研、起草建设方案,到硬件升级、制度修订,档案员们付出了巨大的努力。至2014年底,公司顺利通过“一级数字档案馆”验收,档案移交、登记、发放、补发申请、复印任务派工、回收,档案全流程的管理均在档案平台内完成,过程清晰、可控、可追溯,档案用户只要打一个电话、或者直接在个人电脑上,就能轻松查阅档案信息,甚至可以对档案管理的全过程进行“跟踪”,数据真正的实现了“共建、共享”。 尘封的帐薄,如今已经成为“档案”,曾经的“仿宋体”,已经被计算机统一的“仿宋体”代替。不变的,是档案记录下的完整信息,是东安档案人代代相传的认真工作的精神。

 
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